Allgemeine Geschäfts- und Teilnahmebedingungen für die Nationale Konferenz für betriebliche Mobilität (nachfolgend „Konferenz“ genannt)
1. Vorbemerkung
Die BVF Service GmbH, im Folgenden BVF-S genannt, ist der Veranstalter der "Nationalen Konferenz für betriebliche Mobilität" in München. Mit Anmeldung zur Veranstaltung als Teilnehmer:in oder Sponsor werden die nachfolgenden Bedingungen in allen Punkten rechtsverbindlich anerkannt. Sponsoren sind natürliche oder juristische Personen,
2. Geltungsbereich
Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen den Teilnehmer:innen an der Konferenz und der BVF-S. Sie gelten für eine kostenpflichtige als auch für kostenfreie Teilnahme, für letztere mit Ausnahme der Regelungen, die Preise und Zahlungsmodalitäten betreffen. Ferner regeln die folgenden AGB das Vertragsverhältnis zu Sponsoren.
Abweichende allgemeine Geschäftsbedingungen der Teilnehmer oder Sponsoren haben keine Gültigkeit.
2. Anmeldung/Anmeldebestätigung
Eine Anmeldung als Teilnehmer:in kann online über die Homepage der Konferenz erfolgen. Alle Gebühren für die Veranstaltungsteilnahme werden im Namen und auf Rechnung des Veranstalters erhoben. Die Anmeldung wird durch schriftliche Bestätigung des Veranstalters rechtsverbindlich. Eine Anmeldung als Sponsor kann über ein von der BVF-S bereitgestelltes Anmeldeformular erfolgen. Ein Sponsoring-Vertrag komm durch Bestätigung der BVF-S zustande.
3. Teilnahmeberechtigung, Ticketversand, Ticketkategorien, weitere Regelungen
3.1 Teilnahmeberechtigung
Das Angebot der Konferenz richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (Unternehmen, Institutionen) und selbständig/freiberufliche Berater i.w.S.). Die Teilnahme an der Konferenz setzt den Rechnungsausgleich durch den Teilnehmer:innen/Sponsor voraus.
3.2 Ticketversand
Soweit möglich senden wir angemeldeten Teilnehmer:innen das Ticket zur Konferenz (Namensschild) im Vorfeld der Konferenz per Post zu.
Sollte eine Zusendung aufgrund kurzfristiger Anmeldung nicht mehr möglich sein, kann das Namensschild auch vor Ort an der Registrierung gedruckt werden. In diesem Fall ist von Teilnehmer:innen ein Zahlungsnachweis vorzulegen, damit eine Prüfung der Zahlung erfolgen kann.
3.3 Ticketkategorien
Die Veranstalter bieten drei Ticketkategorien an:
a) Tickets für Mitglieder des Bundesverband Betriebliche Mobilität e.V.
b) Tickets für Nichtmitglieder, sofern diese nicht Anbieter/Dienstleister oder Berater i.w.S. für Fuhrpark- und Mobiltätsmanagement sind.
c) Tickets für Dienstleister, Anbieter oder Berater i.w.S. (Dienstleistertickets)
Besondere Regelung für Tickets der Kategorie c) Dienstleistertickets:
Es können max. zwei Personen eines Unternehmens, die Dienstleister/Anbieter/Berater i.S. der Ticketkategorie c) (Dienstleistertickets) sind angemeldet werden. Mit Zahlung des Teilnahmebetrages ist die Teilnahme an der Konferenz möglich. Inhabern von Tickets der Kategorie c) (Dienstleistertickets) ist es nicht gestattet Werbematerialien jeglicher Art während der Konferenz auszulegen, zu verteilen oder in sonstiger Form in Umlauf zu bringen. Es ist nicht erlaubt, sich werblich zu präsentieren (z.B. durch Rollups, Aufsteller, hervorstechende Kleidung, usw.). Die Veranstalter sind berechtigt jederzeit von ihrem Hausrecht Gebrauch zu machen und Teilnehmer, die sich dementgegen Verhalten von der Konferenz auszuschließen.
3.4 Stornierung von Anmeldungen durch die Veranstalter
Die Veranstalter behalten sich vor, einzelne Anmeldungen in begründeten Fällen zu stornieren. Im Falle einer bereits bezahlten Teilnahmegebühr wird diese im Falle einer Stornierung der Anmeldung durch die Veranstalter erstattet.
3.5 Sonderregelung Corona-Virus
Sollte die Veranstaltung aufgrund der Entwicklungen um Covid-19 (Coronavirus) abgesagt oder auf einen Termin verschoben werden, der dem Teilnehmer nicht passt, erstattet der Veranstalter dem Teilnehmer den bereits für das Besucherticket geleisteten Betrag zurück.
3.6 Nachberechnung bei fehlerhaft gebuchten Ticketkategorien
Bei Anmeldungen für eine nicht korrekte Ticketkategorie sind die Veranstalter berechtigt, die Differenz zur korrekten Ticketkategorie nachzuberechnen.
3.7 Anmeldung und Registrierung vor Ort
Nicht angemeldete Teilnehmer:innen können sich vor Beginn der Konferenz vor Ort zur Teilnahme registrieren. In diesem Fall ist die Teilnahmegebühr vor Ort bargeldlos per Kreditkarte zu bezahlen. Auf die Teilnahmegebühr wird in diesem Fall eine zusätzliche Bearbeitungsgebühr für die Kreditkartenzahlung in Höhe von pauschal 7,50 EUR zzgl. USt. erhoben.
4. Leistungsumfang
Die Teilnahmegebühr versteht sich pro Person und Veranstaltungstermin zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Sie beinhaltet – sofern dies im Programm vorgesehen ist – Tagungsunterlagen, Verpflegung und Getränke. Die Veranstalter behalten sich vor, angekündigte Referenten durch andere zu ersetzen und notwendige Änderungen des Veranstaltungsprogramms unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung vorzunehmen. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt, wegen Verhinderung von Referenten, wegen Störungen am Veranstaltungsort oder aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl nicht möglich, werden die Teilnehmer umgehend informiert. Die Absage wegen zu geringer Teilnehmerzahl erfolgt nicht später als 1 Woche vor der Veranstaltung. Die Veranstaltungsgebühr wird in diesen Fällen erstattet. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall ist ausgeschlossen, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Verhaltens seitens des Veranstalters. Die Veranstalter verpflichten sich, bei eventuell auftretenden Leistungsstörungen alles Zumutbare zu unternehmen, um zu einer Behebung oder Begrenzung der Störung beizutragen.
Leistungen für Sponsoren ergeben sich aus den vor Buchung eines Sponsoring-Paketes überlassenen Verkaufsunterlagen.
5. Fälligkeit und Zahlung, Verzug, Aufrechnung
Der Teilnahmebetrag ist bei Erhalt der Rechnung fällig. Kommen Teilnehmer:innen in Zahlungsverzug, ist der Veranstalter berechtigt, Verzugszinsen i.H.v. 5% über dem Basiszinssatz (§ 247 Abs.1, § 288 Abs.1 BGB) p.a. zu fordern. Wenn die Veranstalter einen höheren Verzugsschaden nachweisen, kann dieser geltend gemacht werden. In gleicher Weise ist der Teilnehmer berechtigt, den Nachweis zu führen, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger ist, als vom Veranstalter geltend gemacht.
Zahlungen aus Sponsoring-Verträgen sind 14 Tage ab Rechnungsstellung ohne Abzüge zahlbar und fällig.
Teilnehmer:innen und Sponsoren können nur mit rechtskräftig festgestellten oder von den Veranstaltern schriftlich anerkannten Ansprüchen aufrechnen. Zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts sind Teilnehmer:innen/Sponsoren nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
6. Umbuchung von Anmeldungen, Änderungen und Stornierung
Umbuchungen bestehender Anmeldungen auf andere Teilnehmer:innen sind nach Absprache möglich. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt auf unter info(at)mobilitaetsverband.de. Eine Stornierung von Anmeldungen ist nicht möglich.
6.1 Nicht-Teilnahme von Verbandsmitgliedern die sich zur kostenfreien Teilnahme angemeldet haben
Der Bundesverband Betriebliche Mobilität e.V. ermöglicht ordentlichen Mitgliedern und Förder-Mitgliedern eine kostenfreie Teilnahme für 1 Person. Da im Falle einer Nicht-Teilnahme an der Veranstaltung Kosten entstehen und wir ungern Essen wegwerfen gilt, dass sofern eine Stornierung nicht eine Woche vor der Veranstaltung ein Entgelt i.H. von 450,00 EUR zzgl. USt. berechnet wird. Dies gilt auch, wenn die Teilnahme aufgrund von Krankheit nicht möglich ist. Es ist auch bei kostenfreien Tickets jederzeit möglich eine Umbuchung auf Kolleg:innen vorzunehmen (analog Punkt 6).
7. Ermäßigungen und Gutscheine
Gutscheine und Ermäßigungen sind nicht miteinander kombinierbar. Gutscheine sind bei der Online-Ticketbestellung einlösbar und je nach Art und Umfang zeitlich begrenzt. Gutscheine können nur bei der Online-Ticketbestellung eingelöst werden. Der Gutscheinwert wird nicht in bar ausgezahlt.
8. Presseakkreditierung
Eine kostenfreie Zulassung zur Konferenz als Journalist/in ist ausschließlich über eine vorherige Akkreditierung möglich. Hierfür ist ein entsprechender Nachweis in Form eines Presseausweises und eine Information in welchem Medium eine Veranstaltungsvorankündigung der Konferenz erfolgt und eine Nach-Berichterstattung notwendig. Der Veranstalter behält sich vor, Akkreditierungen abzulehnen.
9. Urheberrechte
Sämtliche Tagungsunterlagen unserer Veranstaltungen sind urheberrechtlich geschützt. Den Teilnehmern wird ein ausschließlich einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den persönlichen Gebrauch eingeräumt. Es ist Teilnehmern und Dritten insbesondere nicht gestattet, die Tagungsunterlagen – auch auszugsweise – inhaltlich oder redaktionell zu ändern oder geänderte Versionen zu benutzen, sie für Dritte zu kopieren, öffentlich zugänglich zu machen bzw. weiterzuleiten, ins Internet oder in andere Netzwerke entgeltlich oder unentgeltlich einzustellen, sie nachzuahmen, weiterzuverkaufen oder für kommerzielle Zwecke zu nutzen. Etwaige Urheberrechtsvermerke, Kennzeichen oder Markenzeichen dürfen nicht entfernt werden.
10. Haftung
Die Veranstaltungen werden von qualifizierten Referenten sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Die Veranstalter übernehmen keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit in Bezug auf die Redebeiträge, die Tagungsunterlagen und die Durchführung der Veranstaltung.
11. Film- und Fotoaufnahmen
Die Veranstalter dokumentieren die Veranstaltungen. Neben der Wortberichterstattung werden Fotos und Filmaufnahmen gemacht. Darauf werden die Teilnehmer in der Bestätigung ihrer Anmeldung separat hingewiesen. Teilnehmer erklären sich damit einverstanden, dass Foto- und Filmaufnahmen von ihnen während der Veranstaltungen gefertigt werden. Sie sind mit einer zeitlich und räumlich unbeschränkter Nutzung dieser Aufnahmen durch den Veranstalter oder durch Dritte einverstanden, die sich entsprechende Nutzungsrechte vom Veranstalter haben einräumen lassen.
12. Besondere Regelungen für Sponsoren mit Infostand/Präsenz vor Ort
12.1 Der Aufbau der Infotische/Infostände der Sponsoren erfolgt am Vortag der Veranstaltung ab 12.00 Uhr und muss bis 18:00 Uhr beendet sein. Letzte Änderungen sind noch am Morgen des ersten Veranstaltungstages von 8:00 bis 10:00 Uhr unter Berücksichtigung der Sauberkeit zulässig.
12.2 Der Abbau erfolgt am zweiten Veranstaltungstag ab 16:00 Uhr bis spätestens 19.00 Uhr. Ein vorheriges Abbauen von Infotischen/Infoständen i.w.S. und Werbematerialien/Aufstellern ist im Sinne des Veranstaltungsablaufes nicht zulässig. Wir bitten hier um fair play: Die Besucher erwarten, dass sie bis zum Konferenzende die gesamten Infotische/Infostände besuchen können. Der Abbau muss am Abbautag bis 19:00 Uhr vollständig abgeschlossen sein.
12.3 Der Aussteller ist nicht berechtigt, größere Mengen Abfall oder nicht verwendetes Prospektmaterial bei der Abreise in den Veranstaltungsräumen zurück zu lassen. Hierdurch entstehende Entsorgungskosten wird BVF-S dem Sponsor in Rechnung stellen. Gleiches gilt auch für den Aufbau.
12.4 Es besteht Betriebspflicht: Die Infotische/Infostände müssen während der gesamten Dauer der Konferenz zu den festgesetzten Konferenz mit entsprechendem Personal besetzt sein.
12.5 Die Platzierung von Infotischen/Infoständen obliegt der BVF-S. Ein Anspruch auf Platzierungsvorgaben besteht nur, wenn diese schriftlich verbindlich zugesagt worden sind.
12.6 Die Verteilung von "Give-Aways" ist zulässig. Im Sinne einer höheren Nachhaltigkeit verpflichten sich Sponsoren die Anzahl entsprechender Werbeartikel soweit möglich zu reduzieren und bei der Auswahl von Artikeln auf eine entsprechende Nachhaltigkeit zu achten.
13. Datenverwendung
13.1 Daten von Inhabern kostenfreier Tickets
Überlassen die Veranstalter Teilnehmern kostenfrei Tickets, so überlässt der Teilnehmer im Gegenzug für die Teilnahmemöglichkeit an der Veranstaltung den Veranstaltern die Daten, die sich aus seiner Anmeldung ergeben.
Die Veranstalter nutzen die Daten, um geeignete Kandidaten für die Teilnahme an seinen Konferenzen zu identifizieren. Ferner geben die Veranstalter die Daten an benannte Partner ihrer Veranstaltung weiter, die diese Daten zu Werbezwecken verwenden oder dazu, die Teilnehmer über ähnliche Veranstaltungen zu informieren. Außerdem verwenden die Veranstalter die Daten, um Teilnehmer zu kontaktieren.
13.2 Daten von Inhabern kostenpflichtiger Tickets
Die Daten der Inhaber kostenpflichtiger Tickets werden nur dann im unter Ziffer 13.1 beschriebenen Umfang genutzt, sofern sie dem ausdrücklich zugestimmt haben.
14. Anwendbares Recht
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sind Teilnehmer:innen oder Sponsoren bzw. die für Teilnehmer:innen oder Sponsoren gebuchte Teilnahmen bestellende Unternehmen Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts wird als Erfüllungsort und Gerichtsstand Mannheim vereinbart.
Mannheim., 01.08.2023